On nous pose tout le temps la même question : « vous utilisez quoi, vous, comme outils ? »
Nos clients, prospects, pairs…. Tout le monde veut savoir ce qu’il y a dans notre stack d’outils !
Et à force d’y répondre, on a remarqué une chose : beaucoup d’entreprises n’ont jamais vraiment challengé leurs outils marketing.
Peut-être vous, d’ailleurs!
Pourtant, re-questionner ses outils, c’est un exercice à faire régulièrement, surtout à l’approche des budgets de fin d’année.
Et notre agence n’y échappe pas. On s’impose cette hygiène !
En 2026, elle nous a conduites à changer plusieurs outils.
Alors on a eu envie de vous emmener en réunion d’agence avec nous.
Dans ce nouvel épisode, on ouvre les coulisses de ces 4 changements. Vous y trouverez :
pourquoi on a quitté des outils qu’on adorait (et pourquoi ça n’a rien à voir avec leur qualité) ;
comment on a tranché concrètement,
comment s’est passé le changement
Les résultats aujourd’hui
C’est parti !
Avant de commencer
Cet édition est proposée par My Marketing Xperience uniquement.
Nous ne sommes rémunérées par aucune des marques que l’on cite ici pour cette édition. Question d’indépendance, une valeur qui nous est chère!
On partage les noms des outils, ceux qu’on a quittés comme ceux qu’on a adoptés. Mais quitter un outil ne veut pas dire qu’il est mauvais.
Et en adopter un ne veut pas dire que vous devriez faire pareil.
Ce sont nos choix, pour notre agence, notre contexte.
À vous de voir ce qui vaut pour le vôtre.
Retour d’expérience
Les 4 outils qu’on a changés cette année (et pourquoi)
1. Newsletter : Active Campaign → Substack
Ancien outil : Active Campaign.
Plateforme US d’email marketing et email automation leader très poussée. Un outil qui permet de faire des séquences, d’offrir des lead magnets, du lead scoring…
Nouvel outil : Substack.
Plateforme US de publication de contenus qui permet de créer et diffuser une newsletter par email, gratuite ou payante. La plateforme est enrichie d’un réseau de lecteurs et de créateurs, avec un système de recommandations entre publications, un fil social (les fameuses notes), et depuis peu du contenu audio et vidéo.
Pourquoi on a changé ?
Trois raisons principales :
La découvrabilité d’abord : sur Active Campaign, la newsletter ne touchait que ses abonnés. Substack, lui, fait vivre le contenu au-delà, avec un système de recommandations entre créateurs.
Le SEO, le référencement organique, un chantier en refonte chez nous !
Le coût : les tarifs Active Campaign avaient beaucoup augmenté. On n’avait pas un usage suffisant pour justifier cet investissement.
Comment on a changé ?
On a d’abord fait le ménage.
On n’a migré que les abonnés actifs. Puis on a délégué la création et la configuration du compte Substack. C’est toujours plus long que ce qu’on espère mais il fallait :
trier et sauvegarder les contenus des anciennes newsletters qui étaient sur Active Campaign
remettre du contenu pour ne pas lancer un compte vide
créer les bannières et autres visuels
changer les formulaires d’inscription à la newsletter à divers endroits de notre site web
Résultats
Positifs :
des performances équivalentes (on reste entre 30 et 35 % d’ouverture),
une création beaucoup plus simple et rapide,
les éditions sponsorisées sont plus largement lues et vues, ce qui est un bénéfice supplémentaire pour nos partenaires
un coût quasi nul, et un contenu qui continue de vivre grâce aux notes Substack.
Les notes Substack, c’est le fil social intégré à Substack : un espace de publication de posts courts, façon réseau social (comme un fil X/Twitter), séparé de l’envoi de la newsletter par email. Parfait pour entretenir la relation et recycler le contenu des newsletters entre deux éditions.
Négatifs :
une perte d’abonnés au premier envoi (systématique quand on change de plateforme),
et dans les faits, on ne constate pas d’effet viral franc sur le nombre d’abonnés. 08h08 est une newsletter B2B de niche, et nous avons déjà plusieurs milliers d’abonnés. La croissance n’est forcément pas la même que lorsque vous démarrez.
2. Email marketing : Active Campaign → Brevo
Ancien outil : Active Campaign
Cf. ci-dessus.
Nouvel outil : Brevo
Plateforme française de marketing par email et automation : envois, séquences, segmentation, CRM avec des tarifs bien dimensionnés pour les PME (pour nous en tout cas!)
Pourquoi on a changé ?
Substack gère la newsletter, mais pas l’email marketing : ni séquences, ni segmentation, ni livraison de lead magnets. Il fallait donc un outil dédié à côté.
Comment ?
Tri et export des contacts actifs avec leurs segmentations
Import dans Brevo avec création de tous les tags
Changement des formulaires sur le site
→ Le tout, 100% délégué à l’équipe
Bonus : On en a profité pour faire le tri dans nos lead magnets et livres blancs : certains étaient trop datés, on les a retirés. (Spoiler : un nouveau arrive bientôt.)
Résultats
Positifs
Réduction des coûts, des plans Brevo vraiment adaptés à une PME comme la nôtre
un outil plus simple et français.
Négatif
la charge de tout recréer. Mais ça, vous l’aurez avec n’importe quelle solution.
3. CRM : HubSpot → Notion
Ancien outil : Hubspot
C’est plateforme américaine tout-en-un de CRM, marketing, vente et service client. Super puissante et très complète. Une version gratuite du CRM existe.
Nouvel outil : Notion
C’est une plateforme de base de données qui permet de créer des espaces de travail tout-en-un (notes, bases de données, gestion de projet).
Pourquoi on a changé ?
On n’exploitait finalement que peu de fonctionnalités de Hubspot - qui est très orienté inbound marketing
Le coût annuel était donc élevé pour notre agence - du moins par justifié pour l’usage.
En parallèle, on utilisait déjà Notion pour toute la gestion de projet et l’expérience client
Comment ?
En travaillant justement cette expérience client sur Notion, on a réalisé que l’outil pouvait aussi centraliser le CRM du lead entrant jusqu’à la fidélisation, au même endroit.
On a demandé plusieurs avis avant de se lancer, puis on a fait appel à une experte Notion pour le construire.
Résultats
Une fois la prise en main passée, tout est centralisé et clair !
On a une centrale de suivi client, du lead entrant à la gestion de projet et aux espaces de collaboration avec nos clients et notre équipe.
On a upgradé l’expérience client !
C’est un outil sur mesure : il faut le faire vivre, on développe encore de nouvelles briques au fil de l’usage.
Attention ! ça demande de la rigueur et des process ! Chez nous, tout était déjà en place ce qui a largement facilité cette transition. Si ce n’est pas votre cas, ne le considérez pas.
4. L’AI note taker : Leexi → transcript Google Meet
Ancien outil : Leexi
Assistant IA de prise de notes sécurisé
Nouvel outil : Google Meet + Notes gérées par Gemini
Fonctionnalités de prises de notes + transcription de conversation intégrée dans Google Workplace.
Pourquoi on a changé ?
Simplifier et rationaliser les coûts principalement : en regardant nos usages, on s’est rendu compte qu’on exploitait les notes des réunions mais quasiment jamais la vidéo.
Réduire notre empreinte écologique (attente secondaire, on va être honnête) : pas de stockage de vidéo = moins d’empreinte carbone.
Comment ?
Résiliation de l’abonnement au quotidien. C’est tout !
On utilise désormais l’assistant de Google Meet - fonctionnalité intégré à Google Workplace qu’on utilise depuis des années.
Résultats
le transcript de Google Meet est automatiquement généré lors des visio, tout est fluide
On récupère et on archive ce qui compte → aucun vrai inconvénient.
Alors oui, on perd la vidéo, mais les rares fois où il en faut une, on repasse ponctuellement par tl;dv.
3 enseignements dans ces changements d’outils marketing
Un bon outil un jour n’est pas forcément le bon outil pour toujours !
Un excellent outil sur le papier n’est pas forcément le bon pour votre contexte, vos usages, votre taille. Réviser régulièrement ces outils marketing pour décider si on garde / on arrête / on change, ça fait partie d’une vraie stratégie marketing (et financière!)Parfois, le bon move, c’est de régresser
Avant d’ajouter un abonnement, regardez ce que votre stack actuel d’outils marketing sait déjà faire. La fonction que vous cherchez est peut-être déjà payée. On l’a déjà vu de nombreuses fois chez des clients à qui on a permis de faire des économies!Un nouvel outil marketing sans process = à éviter
Ne mettez pas la charrue avant les bœufs : l’outil ne crée pas le process, il l’exécute! Sans process, il amplifie juste le désordre. Donc avant d’adopter ou de changer, validez vos process.
Vous avez fait des changements d’outils marketing dernièrement ?
Venez nous en parler en commentaire !
A la semaine prochaine,
Sandie & Laurie Giacobi
My Marketing Xperience
Substack et Gemini très bons moves